放課後等デイサービスの定員超過は何人から減算になるのか

放課後等デイサービスで定員を1人でも超えたら、すぐに定員超過利用減算になるわけではありません。 ただし、減算にならない範囲なら日常的に定員を超えてよい、という意味でもありません。

実務では「指定上の利用定員」「その日の実利用人数」「直近3か月の延べ利用人数」を分けて記録し、1日単位と3か月単位の両方で判定します。

結論：判定は2本立て

障害児通所支援の定員超過利用減算には、主に次の2つの判定があります。

欠席扱い、利用を中止した児童、サービス提供単位、多機能型の定員設定などで集計対象が変わることがあります。 予約表の人数だけで決めず、請求に使う実績記録と同じ数字で確認します。

1日単位では何人からか

こども家庭庁の留意事項通知では、利用定員50人以下の場合、1日の障害児数が利用定員の150％を超えると、その日の障害児全員について定員超過利用減算を行う取扱いです。

定員10人なら、10人×150％＝15人です。 したがって、15人まではこの1日判定だけでは減算に該当せず、16人になると基準を超えます。

利用定員51人以上は式が異なります。利用定員に「利用定員から50を引いた数の25％」と25人を加えた数で判定するため、単純に150％では計算しません。

直近3か月の判定を忘れない

定員10人の事業所で「毎日11人程度だから150％は超えていない」と考えるだけでは不十分です。 1日判定に該当しなくても、直近3か月の利用が恒常的に多いと、3か月判定に該当する可能性があります。

原則の式は、次のとおりです。

利用定員 × 直近3か月の開所日数 × 125％

ただし、利用定員11人以下の場合は特例があり、利用定員に3を加えた数 × 開所日数を超えるかで確認します。 定員10人なら、平均で1日13人相当がひとつの確認ラインになります。

月ごとの営業日数を一律22日として計算するとずれるため、祝日や臨時休業を含む実際の開所日数を使います。

「やむを得ない事情」と減算判定は分ける

定員超過は、災害、虐待その他のやむを得ない事情がある場合などを除き、原則として避けるべき運営状態です。 一方で、やむを得ない事情があった日でも、報酬告示・留意事項通知の数値基準を超えたかどうかは別に確認します。

次の内容を同じ記録に残しておくと、後から判断を再現できます。

• なぜ受入れが必要だったか
• 管理者が受入れを決めた時刻と判断材料
• 当日の利用児童とサービス提供単位
• 配置した従業者と安全に支援できる体制
• 1日判定と直近3か月判定の計算結果
• 指定権者へ確認した場合は、日時、窓口、回答内容

毎月の締め作業に組み込む

定員超過は月末にまとめて思い出すと、開所日数や実利用人数の修正が請求直前に集中します。 次の3段階にすると見落としが減ります。

1. 毎日、利用終了後に定員と実利用人数を照合する
2. 月末に当月を含む直近3か月の延べ人数を更新する
3. 請求確定前に管理者と請求担当者が判定結果を二重確認する

神奈川県では定員超過利用減算対象確認シートが公開されています。 計算式を自作する前に、現在の確認シートと定員超過利用減算の取扱い通知を確認してください。

最後に確認すること

多機能型事業所、複数のサービス提供単位、主として重症心身障害児を通わせる事業所などは、一般例だけで判断できません。 また、減算の数値に達していなくても、恒常的な定員超過は指導の対象になりえます。

「減算かどうか」と「指定基準上その受入れが適切か」を分け、迷う場合は請求前に指定権者へ確認してください。